文字处理软件Word2003要点分析.doc

龙头庵小学培训资料文字处理软件Word 2003文字处理软件Word 2003--龙头庵小学培训资料计算机的文字信息处理技术是指利用计算机对文字资料进行录入、编辑、排版、文档管理的一种先进技术。优秀的文字处理软件必须有友好的用户界面-直观的屏幕效果,丰富强大的处理功能，方便快捷的操作方式以及易学易用等特点。Word就是这样一种软件．是实现办公室自动化的有力工具。WordStar(简称WS)是一个较早产生的文字处理系统，由MicroPro软件公司在1979年研制的一个行编辑软件，汉化了的CWS在我国曾非常流行。1990 年Microsoft公司推出Windows 3.0操作系统之后，英文版的Microsoft Word for Windows 随之产生，此后陆续推出了Word 5.0、Word 6.0、Word 95、Word 97、Word 2000及相应的中文版。Word 文字处理软件具有“所见即所得”的排版方式和“图文混排”、“表格处理”等强大功能，并支持对象的链接与嵌入，成为20世纪90年代以来最流行的文字处理软件之一。目前较常用的Word 软件有Word 2000、Word 2002、Word 2003。Word 2003是Office XP办公自动化套件中的最重要的组成部分之一，它的使用率极高。2.1 概述Word 2003是一个优秀的文字处理软件，适用于制作各种文档，适用于制作各种文档，如信函、传真、公文、报纸、书刊和简历等。它除了可帮助用户进行一般性文字处理之外，还提供了功能强大的版面设计与制作功能，能将文字、表格、图形、图表等内容进行综合加工处理。2.1.1 启动与退出1． 启动Word 2003的启动方法很多，在这介绍最基本的方法如下：（1）依次选择任务栏的“开始/程序/ Microsoft Word”命令，即可启动Word见图2.2。（2）在Windows 桌面上有快捷图标。双击该图标，同样可以启动Word。2. 退出当要退出Word 2003，返回到Windows桌面时，通常使用以下方法。（1）单击标题栏右端的“关闭”按钮。（2）双击标题栏左端的W字母。（3）单击菜单栏“文件/退出”命令。退出时，系统将关闭所有文档，对未保存的文档会提示是否保存，如图2.1所示。图2.1“Microsoft Word”提示对话框2.1.2 工作窗口介绍Word 2003界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、工作区、状态栏、滚动条等组成。如图2.2所示。图2.2 Word 2003窗口2.2 文档管理Word 2003 文档管理有以下主要的步骤组成，如图2.3所示。图2.3 文档的操作流程图2.2.1 文档创建在一般情况下，启动Word 2003之后会自动打开一个新的空白文档，临时文件名为“文档1”，这是基于常用“空白文档”模板建立的新文档。如果要创建新的文档，选择菜单“文件/新建”，可打开“新建文档”任务窗格，选择其中的一种方式创建新文档。2.2.2 文档打开在Word 2003操作窗口中，打开磁盘上已经存在的文档，可用几种常用方式。1. 打开最近使用过的文档单击“文件”，在“文件”菜单底部会列出用户最近在Word 中使用过的文档。2. 通过打开对话框选择菜单“文件/打开”，Word 将打开如图2.4 所示“打开”对话框，在“查找范围”中选择要打开的文件所在的磁盘、文件夹，在列出的文件夹中选定所需文件的文件名，单击“打开”按钮即可。 图2.4“打开”对话框2.2.3 文档保存在文档中输入内容后，要将其保存在磁盘上，便于以后的查看或对文档进行再次编辑。保存文档有两种情况，常用的文档保存方法是，单击“文件/保存”，如果要保存的文档是新建的，会打开如图2.5所示“另存为”对话框。在对话框中的“保存位置”选择要保存的文件存放的磁盘、文件夹，在“文件名（N）：”后的文本框中输入文件名，单击“保存”按钮即可。对于旧的文档，进行重新编辑排版之后，单击“文件/保存”可以将其重新保存在原有位置上；若要复制到其它地方或改文件名，则单击菜单“文件/另存为”，弹出如图2.5所示“另存为”对话框。图2.5“另存为”对话框2.3 文档编辑启动Word 后，在文档中输入文本信息，并对其内容进行修改，要求内容符合各种文稿的需求。2.3.1 文本的输入1. 文本输入输入内容时，首先将插入点定位，然后在插入点输入内容。输入时需注意以下几点：各行结尾处不要按Enter键，一个段落结束才可按此键。对齐文本时不要按空格键，用缩进方式对齐。输入有错时，按Del删除插入点右边的错字，按BackSpace键删除插入点左边的错字。漏了内容，将插入点定位，在插入状态（状态栏的”改写”为暗淡）直接输入内容。2. 插入和改写插入和改写是Word的两种编辑方式。插入是指将输入的文本添加到插入点所在的位置，插入点以后的文本依次向后移动；改写是指输入的文本将替换插入点所在位置的文本。插入和改写两种方式可以通过按键盘编辑键区的Insert键进行切换。3. 特殊符号输入在输入文档的过程中，除了输入中文、英文及常用的标点符号外，常常会遇到键盘上未能提供输入的符号。使用Word 提供“插入符号”可解决这一问题，将光标定位后，单击“插入/符号”，弹出符号对话框，选择其中的符号完成输入。2.3.2 文本的编辑1. 文本的选定对文本内容进行诸如删除、移动、复制等操作或排版操作之前，先要选定文本内容，被选中的文本反白显示，即字符为白色，底色为黑色，如图2.6所示，选定操作常用鼠标与键盘相结合使用。选择方式有以下几种：图2.6 文本的选定拖动选择：鼠标指针指向选定部分的第一个字符的左边，按下左键并保持拖动指针到选择部分的最后一个字符后，松开按键；或单击第一个字符左边，按下Shift键，单击最后一个字符的右边，不必拖动鼠标指针。利用文本选择区选定行、段、全文：针指向窗口左边的选定栏，单击选中指针指向的一行；双击选中指向的一段；三击选中整个文本。或Ctrl+单击左边选定区或单击“编辑/全选”菜单。文本块：按下Alt键，拖到最后一个字符的右边，选择纵向文本块。2. 剪贴板Word 2003新增了多个对象剪贴板功能，可以最多暂时存储12个对象，用户可以根据需要粘贴剪贴板中的任意一个对象。3.删除、复制和移动文本（1）文本的删除选定欲删除的文本，选择“编辑/清除/内容”命令，或按下键盘上的Delete键，都可删除文本。（2）文本的移动选定要移动的文本，选择“编辑/剪切”命令，将插入点定位在目的地，再使用“编辑/粘贴”；或将指针指定选定的文本，拖曳到目标处。删除和剪切操作的区别是：使用剪切操作时去掉的内容会保存在剪贴板上，使用删除操作时去掉的内容则不会保存在剪贴板上。（3）文本的复制选定要复制的文本，使用“编辑/复制” 命令，将插入点定位在目的地，再使用“编辑/粘贴”；或将指针指定选定的文本，按下Ctrl键的同时，拖曳到目标处。4.撤销和重复在编辑的过程中出现误操作时，使用撤销功能进行部分文档的挽救，单击“编辑”/“撤销”，取消最近对文档进行的误操作。重复功能用于恢复被撤销的操作。2.3.3 文本的修改1. 查找与替换在编辑文本中，如需在文本中查找某些文本字符，可选择“编辑/查找”，弹出如图2.7所示“查找与替换”对话框，输入要“查找内容”，“替换为”另一种字符。图2.7 “查找与替换”对话框拼写检查与自动更正（1）拼写及语法检查在未检查过的Word文档中，我们会发现某些文字下面被自动加上了一条波浪线。如图2.8中的“Wordexcel”。红色的波浪线表明该词不在Word词典中或者可能具有语法错误，而绿色的波浪线表明该处可能有语法错误。单击“工具/拼写和语法”，弹出如图2.8所示对话框，进行更改或忽略处理。图2.8 拼写和语法检查示例（2）自动更正使用Word 提供的自动更正功能，对错误的信息进行修订。单击菜单“工具/自动更正选项”，在“自动更正”对话框中选择所需选项进行处理。字数统计要了解文档内容的多少，可以用“字数统计”命令来查看文档中字符的个数、行数、段数、页数等信息。单击菜单中的“工具/字数统计”，将打开“字数统计”对话框。2.4 文档排版为了使文档具有漂亮、规范的外观，必须对文本进行排版。Word 提供了极丰富的字符和段落格式，可以提高排版效率，满足多方面的需求。2.4.1 字符格式化所谓字符格式化就是设置字符的各种外观，如字体、字号、字型、颜色及特殊效果等，可选择“格式/字体” 菜单，使用“字体”对话框如图2.9 ，设置如图2.10所示的各种字符格式。图2.9 “字体”对话框图2.10 字符格式如要进行上图中的“上标”格式设置，先选择中文输入法输入汉字“上标”,默认的是五号宋体字。进行格式设置时先选定“上标”，单击菜单“格式/字体”，弹出如图2.9所示对话框，选择字号为“小四”，选中效果中的“阴影”，按“确定”关闭。此时显示的效果为“上标”，再选定“上”，选择菜单“格式/字体”，单击选定对话框中的效果选项“上标”，按“确定” 关闭后，方显示为“上标”。2.4.2 段落格式化段落是一个文档的基本组成单位。段落的格式设置包括段落对齐、段落缩进、行距、段间距、段落的修饰等。对段落进行格式调整可使用“格式/段落”，使用如图2.11所示的“段落”对话框，设置图2.12的段落格式。（1）段落对齐段落的对齐方式包括两端对齐、左对齐、居中、右对齐、分散对齐。对段落进行对齐方式的设定时，在图2.11的常规选项“对齐方式”中选择。（2）段落间距、行距段间距决定段落的前后空白距离的大小，行距决定段落中个行文本间的垂直距离。 （3）段落缩进段落的缩进是改变文本与页面边界的距离，段落缩进包括以下四种方式。首行缩进：控制段落中第一行的起始位置。左缩进：控制段落的左边界的位置。右缩进：控制段落的右边界的位置。悬挂式缩进：控制段落中除了第一行之外其他行的起始位置。图 2.11“段落”对话框图2.12段落格式化2.4.3 段落修饰1. 样式的创建与排版样式可分为段落样式和字符样式。应用样式可以方便的对文本和段落进行快速的设置，提高排版的效率。新建样式在创建新样式时，通常是在“基准样式”的基础上设计新的样式，操作单击“格式/样式与格式”，弹出右窗格“样式”对话框，单击“新样式”按钮，弹出如图2.13所示“新建样式”对话框。图2.13“新建样式”对话框。应用样式完成创建后，在常用工具栏的样式下拉列表中会自动添加新建的样式名。操作时先选定要应用样式的文本或段落，单击“格式/样式”，在弹出的对话框中选择要应用的样式名，在单击“应用”按钮即可。边框和底纹为了使某些段落更加突出和美观，可以通过选择“格式/边框和底纹”命令，为选定的段落设置边框和底纹。通过“边框和底纹”对话框的“边框”选项卡。可以对边框设置线型、颜色、宽度等，通过“底纹”选项卡对段落或文字进行底纹式样或颜色的设置。图2.14 “边框和底纹”效果项目符号与编号Word 提供了非常方便的创建项目符号和编号的方法，选定要创建项目符号和编号的段落，单击“格式/项目符号和编号”，在弹出的对话框中选择项目符号样式，也可进行自定义，可设置如图2.15所示效果。图2.15 项目符号和编号的效果页眉与页脚页眉与页脚可以显示文档的一些属性，如页码、日期、作者信息等，创建页眉与页脚时，选择“视图/页眉与页脚”命令，进入编辑区，同时显示页眉与页脚工具栏，在对应的位置插入页码、日期等，最后单击工具栏上的关闭。2.4.4 文档打印1.页面设置文档在准备打印之前应先进行页面设置。页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，使用“文件/页面设置”，打开“页面设置”对话框，可以进行页面上、下、左、右边距的设置，页眉页脚的设置。通过“纸张”选项卡设置打印的纸型。图2.16“页面设置”对话框2.打印预览在正式打印之前，通常应按照设置好的页面格式进行打印预览，以查看最后的打印效果，这样可以节省时间和纸张。单击“文件/打印预览”可以出现打印预览对话框，在对话框中可以同时查看多张打印稿，如图2.17所示。图2.17 打印预览窗口3.打印选择“文件/打印”命令，弹出“打印”对话框，在对话框中选择本机所连接的打印机型号，打印的页面范围，所需打印的份数等。最后单击“确定”进行打印。2.5表格制作表格是文字处理的重要组成部分，可使用Word 2003设置如下表格：表2.1 成绩表2.5.1 表格创建要创建一个多行多列的规则表格，可选择“表格/插入/表格”菜单，弹出如图2.18所示“插入表格”对话框。图2.18 “插入表格”对话框 图2.19“表格和边框”工具栏要创建一个复杂的表格，则需使用“表格与边框”工具栏中的画笔按钮，选择“表格/绘制表格”，或选择“视图/工具栏/表格和边框”菜单，弹出如图2.19“表格与边框”工具栏，选择其中的画笔制表。2.5.2 表格编辑1. 表格选定使用菜单命令选定单元格、行、列，先将光标定位在所需选定的单元格、行、列。单击“表格/单元格”命令，选定光标所在的单元格；单击“表格/选定行”命令，选定光标所在的行；单击“表格/选定列”命令，选定光标所在的列，如图2.20所示。图 2.20 表格的选定2. 插入和删除单元格、行、列在表格中可以插入一个单元格，插入一行和插入一列三种情况。选择插入位置，单击菜单“表格/插入/单元格”，在弹出“插入单元格”对话框中选择插入的状态，可插入单元格；单击菜单“表格/插入”，在弹出的菜单中选择所需插入行列的方式，可插入新的行、列。删除单元格、行、列的方式与插入相似，选择删除位置后，单击菜单“表格/删除”后，在对话框中进行选择即可。3.合并和拆分单元格Word 2003 中可以把相邻的两个或多个单元格合并起来，也可以把一个单元格拆分为多个单元格。选定单元格，单击菜单“表格/合并单元格”；或单击“表格/拆分单元格”，可执行合并（拆分）命令。如图2.21拆分单元格。拆分前 “拆分单元格”对话框 拆分后图2.21 拆分单元格4. 绘制斜线表头在编辑表格时，有时需绘制不同的斜线表头，选定单元格之后，单击菜单中的“表格/绘制斜线表头”，弹出如图2.22所示的“插入斜线表头”对话框。图2.22“插入斜线表头”对话框2.5.3 表格格式化1.行高和列宽单元格的高度和宽度可以随意调整,选定单元格之后,单击菜单“表格/自动调整”命令，或选定单元格之后，单击“表格/表格属性”，对其中的单元格、行、列进行设置。2.单元格对齐方式单元格的对齐方式可在“表格/表格属性”中查找，常用的方式是选定单元格之后，按右键弹出的快捷菜单中的“单元格对齐方式” 下选择。3.边框和底纹给表格增加各种颜色的边框和底纹,其操作为:选定整个表格,单击“表格/表格属性”，然后单击“表格”选项卡中的“边框和底纹”按钮。成绩姓名 数学 英语 程序设计 总分 平均分 李平 81 54 62 马娟 75 69 85 张海涛 92 83 76 孔令辉 68 66 98 最高分图2.23 边框和底纹的效果4.自动套用格式用户可以自动套用已经定义好的表格格式，将插入点定位在要排版的表格中，选择“表格/表格自动套用格式”命令，