2、外发管控：堵死“漏网之鱼”
担心员工通过微信、QQ或邮件把文件发出去？软件的禁止程序外发功能可以限制指定程序（如微信、浏览器）发送文件，或者要求外发前必须申请审批，审批通过后，谁发的、发给谁、什么时候发的，全都留痕。
3、USB禁用：U盘、移动硬盘“歇菜”
U盘拷贝是文件泄露的重灾区。软件的禁止USB设备拷贝功能，能直接禁用所有未授权的USB设备，想插U盘？没门！如果需要临时使用，可以申请临时权限，管理员审批后才能用，用完立刻恢复禁用。
4、操作记录：员工的一举一动都“有据可查”
谁修改了文件？谁删除了重要资料？谁偷偷上传到网盘？软件的文档操作记录功能会详细记录所有操作，包括修改、删除、新建、上传、拷贝等，甚至能追踪到具体时间和操作人，出了问题直接“查账”。
5、自动备份：数据丢失“零风险”
怕文件被误删或覆盖？软件的文档自动备份功能可以设置修改或删除时自动备份，还能按天、按周自动备份到指定位置，就算员工手滑删光了文件，也能从备份里轻松恢复。
6、敏感文档扫描：自动标记“高风险”文件
合同、财务报表、客户名单……这些敏感文件怎么快速定位？软件的敏感文档扫描功能能通过关键词自动识别，防止被随意访问或外发。
7、文档水印：让截图、打印都“留痕”
软件的文档水印功能堪称“防截图神器”，打印时添加水印（显示打印人、时间），文档发送时添加发送人水印，截屏时自动覆盖水印，甚至文件被复制或移动时也会添加水印，谁泄露的一眼就能看出来。
二、 Microsoft SharePoint：微软“全家桶”成员，协作强但配置难
SharePoint是微软Office 365的一部分，优势是和Word、Excel无缝集成，团队协作方便，还能自定义工作流。但缺点也明显：配置复杂，需要IT人员花大量时间部署；移动端体验一般，手机操作不够流畅；价格贵，按用户数收费，小企业用起来压力大。
三、Google Drive for Work：云端协作“天花板”，但依赖网络
Google Drive的文档实时协作功能堪称一绝，多人同时编辑、评论、标注，特别适合远程团队。但依赖网络，没网就“瘫痪”；隐私争议，数据存储在谷歌服务器，部分企业担心数据安全；离线功能弱，虽然能缓存文件，但功能受限。
四、Box：企业级安全，但国内访问慢
Box主打企业级安全，支持HIPAA、GDPR等合规标准，适合跨国企业。但国内访问速度慢，经常卡顿；价格高；本地化不足，中文支持一般，操作界面偏英文。
五、Dropbox Business：同步快，但空间小
Dropbox的同步速度很快，文件修改后自动同步到所有设备，适合频繁修改文档的团队。但免费空间小，基础版只有2GB，空间也不大；功能单一，主要做同步和存储，缺少文档加密、外发管控等高级功能。
六、Citrix ShareFile：外发管控强，但学习成本高
ShareFile的外发管控功能很专业，能设置文件有效期、访问密码、下载限制等，适合需要严格控制文件分发的企业。但操作复杂，界面不够友好，新员工需要培训；价格贵，高级功能还要加钱。
七、Egnyte：混合云部署，但部署周期长
Egnyte支持本地和云端混合部署，适合对数据主权有要求的企业（比如部分国企）。但部署周期长，需要专业团队上门配置；价格高，移动端功能一般，手机操作不够便捷。
八、Zoho Docs：性价比高，但功能偏基础
Zoho Docs的价格很亲民，适合中小企业。但功能偏基础，缺少文档加密、敏感扫描等高级功能；协作体验一般，实时编辑不如Google Drive流畅；国内支持少，客服主要在海外，响应速度慢。
九、M-Files：智能分类强，但实施复杂
M-Files的智能分类功能很牛，能通过内容自动识别文件类型（合同、发票等），并分配权限。但实施复杂，需要专业顾问上门配置；价格高，小企业用不起；中文支持一般，部分功能需要英文操作。
十、Alfresco：开源灵活，但需要技术团队
Alfresco是开源的文档管理系统，灵活性强，可以自定义功能。但需要技术团队，普通用户搞不定部署和维护；社区支持弱，遇到问题只能靠论坛或付费服务；界面老旧，操作体验不如商业软件。
三、总结：选软件，先看需求再下单！
2025年的文档管理系统，每个软件各有优势
选软件前先问自己：
核心需求是安全还是协作？
预算多少？
IT团队强不强？
答案清楚了，选对工具就不难！毕竟，文档管理系统软件不是“装个软件”那么简单，它关乎企业效率，更关乎数据安全。2025年，从选对工具开始，让你的文档“管得住、找得到、用得安全”！
小编：倩倩